e-SMM (elektronik serbest meslek makbuzu) nedir? Serbest meslek erbabı için temel bilgiler

Serbest meslek erbabının yaptığı tahsilatlar için düzenlediği serbest meslek makbuzu (SMM), uzun yıllar matbaada basılan koçanlarla kâğıt üzerinde düzenlendi. e-SMM ile bu makbuz elektronik ortamda oluşturulur, imzalanır ve müşteriye elektronik olarak iletilir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; zorunluluk kapsamı ve kurallar için mali müşavirinize danışmanız gerekir.

Kimler kullanır?

Avukatlar, mali müşavirler, serbest çalışan hekimler, mühendisler, mimarlar, danışmanlar ve benzeri serbest meslek faaliyetinde bulunanlar e-SMM düzenleyebilir. Belirli koşulları sağlayan mükellefler için kullanım zorunlu tutulmuştur; kapsam düzenlemelerle değişebilir.

Nasıl düzenlenir?

e-SMM, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu portal üzerinden veya özel entegratör firmaların çözümleriyle düzenlenebilir. Düzenleme sırasında müşteri bilgileri, hizmet açıklaması, brüt tutar, varsa stopaj ve KDV bilgileri girilir. Makbuz elektronik olarak imzalanır ve müşteriye e-posta ile veya talep edilirse çıktı olarak iletilir.

Ticari ve muhasebe programı entegrasyonu

Müşteri ve tahsilat bilgileri zaten bir program üzerinde tutuluyorsa, e-SMM'nin bu programdan doğrudan oluşturulması veri girişini azaltır ve hataları önler. Entegre çözümlerde makbuzlar müşteri kartına bağlanır ve muhasebe kaydı otomatik oluşur.

BT açısından dikkat edilecekler

• İmza: Kullanılan elektronik imza veya mali mühürün geçerlilik süresi takip edilmelidir.
• Erişim: Portal ve entegratör hesaplarında güçlü parola ve mümkünse iki adımlı doğrulama kullanılmalıdır.
• Saklama: Düzenlenen makbuzlar yasal saklama süresi boyunca erişilebilir olmalıdır. Saklamanın kimin sorumluluğunda olduğu (entegratör mü, mükellef mi) netleştirilmelidir.
• Yedek: Kendi bilgisayarınızda tuttuğunuz kopyaların düzenli yedeği alınmalıdır.

Gizlilik

Serbest meslek erbabı, özellikle avukatlar ve hekimler, müşteri bilgilerinin gizliliği konusunda ek yükümlülüklere sahiptir. Makbuz açıklamalarında gereğinden fazla bilgi yazılmaması ve bilgisayarların güvenliğinin sağlanması önemlidir. Avukat bürolarına özel öneriler için avukat bürosu BT güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.

Diğer e-belgeler

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi diğer elektronik belgeler için e-fatura zorunluluğu yazımıza bakabilirsiniz.

Geçiş öncesi

Elektronik makbuza geçmeden önce elinizdeki kâğıt makbuz koçanlarının durumu, geçiş tarihi ve müşterilere yapılacak bilgilendirme mali müşavirle birlikte planlanmalıdır. Kullanılacak bilgisayarda imza aracının ve gerekli yazılımların kurulu ve çalışır olduğu önceden kontrol edilmelidir.

Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari yazılımlarının kurulumu ve e-belge entegrasyonunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.