Ofis fotokopi makinesi: kiralama mı, satın alma mı?

Ofisin baskı ihtiyacı arttığında küçük yazıcılar yetmemeye başlar ve çok fonksiyonlu bir fotokopi makinesi gündeme gelir. Bu noktada üç seçenek vardır: cihazı satın almak, sabit aylık ücretle kiralamak veya sayfa başı ücretlendirilen bir anlaşma yapmak. Doğru seçim, ofisin gerçek baskı miktarına ve servis beklentisine bağlıdır.

Önce baskı miktarını bilin

Mevcut yazıcıların sayaçlarından veya yönetim panellerinden son aylardaki siyah beyaz ve renkli baskı sayıları öğrenilmelidir. Tahmine dayalı seçim, ya gereğinden büyük ve pahalı bir cihaza ya da sürekli aşım ücreti ödenen bir anlaşmaya yol açar.

Satın alma

Cihaz işletmenin olur; uzun süre kullanıldığında toplam maliyet düşebilir. Ancak toner, drum, bakım ve arıza maliyetleri işletmeye aittir. Arızada servis süresi belirsiz olabilir. Baskı hacmi düşük veya orta olan ve cihazı uzun yıllar kullanmayı planlayan ofisler için uygundur.

Kiralama

Sabit aylık ücret karşılığında cihaz, genellikle servis ve bazen sarf malzemesi dahil olarak sağlanır. Bütçe öngörülebilir, arıza durumunda servis sorumluluğu kiralayan firmadadır. Sözleşmelerde minimum süre ve aylık baskı taahhüdü bulunur.

Sayfa başı ücret

Cihaz bedeli yerine basılan her sayfa için ücret ödenir; toner ve servis genellikle dahildir. Baskı hacmi aydan aya değişen işletmeler için esneklik sağlar. Renkli baskı ücretlerinin siyah beyazdan belirgin şekilde yüksek olduğu ve minimum aylık ücret bulunabileceği unutulmamalıdır.

Sözleşmede dikkat edilecekler

• Sözleşme süresi ve erken fesih koşulları.
• Aylık minimum baskı ve aşım ücretleri.
• Toner, drum ve parça değişiminin dahil olup olmadığı.
• Arızada müdahale süresi ve yedek cihaz.
• Sayaç okuma yöntemi.
• Sözleşme sonunda cihazın iadesi ve veri silme.

Veri güvenliği

Çok fonksiyonlu cihazlar taranan ve basılan belgeleri dahili disklerinde saklayabilir. Kiralık cihaz iade edilirken veya değiştirilirken bu verilerin güvenli şekilde silinmesi istenmeli ve belgelenmelidir. Yönetim şifresi ve ağ ayarları için ağ yazıcısı güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.

Gereksiz baskıyı azaltmak

Hangi model seçilirse seçilsin, varsayılan siyah beyaz ve çift taraflı baskı, kullanıcı bazlı takip ve dijital belge kullanımı maliyeti düşürür. Bu konuda baskı maliyetini düşürmek yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak ofis baskı ihtiyacının analizi, cihaz seçimi ve ağ kurulumunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.