Mali müşavir ve muhasebe bürosu için bilgisayar ve ağ düzeni: e-imza, mali mühür, ortak klasör ve yedek

Mali müşavirlik ve muhasebe büroları bilgisayar kullanımının en yoğun olduğu işyerlerinden. Paket muhasebe programları, onlarca müşterinin e-imzası ve mali mühürleri, GİB ve SGK portalları, beyanname dönemlerindeki son gün baskısı… Bu tempoda bir bilgisayarın çökmesi, bir e-imzanın çalışmaması ya da bir veritabanının bozulması doğrudan iş kaybı ve müşteri memnuniyetsizliği demek. Bu yazıda muhasebe bürosu için bilgisayar ve ağ düzenini anlatıyoruz.

Veri merkezde, tek yerde

Birden fazla kişinin aynı paket programla çalıştığı bürolarda en önemli kural: veritabanı tek bir yerde durmalı. Bu küçük bürolarda güçlü bir masaüstü bilgisayar, büyük bürolarda bir sunucu olabilir. "Herkes kendi bilgisayarında kendi müşterilerini tutuyor" düzeni hem yedeklemeyi zorlaştırır hem de bir çalışan ayrıldığında veri karmaşası yaratır. Sunucu veya NAS gerekip gerekmediğini sunucu mu NAS mı yazımızda anlattık.

e-imza ve mali mühür yönetimi

Bir muhasebe bürosunda çok sayıda e-imza ve mali mühür kullanılır. En sık yaşanan sorunlar sürücü uyumsuzlukları, Java ve tarayıcı güncellemeleri ve sertifika sürelerinin dolmasıdır.

• Tüm bilgisayarlarda aynı sürücü ve imzalama aracı sürümlerini kullanın; bir bilgisayarda çalışan kurulumu diğerlerine aynen uygulayın.
• Sertifika bitiş tarihlerini bir tabloda takip edin; beyanname haftasında biten sertifika büyük sorun.
• Kartlı okuyucu ve USB token'ları etiketleyin, kilitli bir dolapta saklayın.

Kurulum sorunları için e-imza ve mali mühür sorunları yazımıza bakabilirsiniz.

Donanım önerileri

• Bilgisayarlar: SSD'li, en az 16 GB RAM'li masaüstü bilgisayarlar. Çok sayıda portal ve program aynı anda açık kalır.
• Çift monitör: Bir ekranda portal, diğerinde program. Muhasebe işinde verimliliği en çok artıran ucuz yatırımlardan biri.
• Belge tarayıcı: Hızlı, çift taraflı, otomatik besleyicili bir tarayıcı; taranan belgelerin doğrudan müşteri klasörüne kaydedilmesi.
• Yedek bilgisayar: Programların ve e-imza sürücülerinin hazır kurulu olduğu bir yedek bilgisayar, beyanname haftasında bir arızada büroyu kurtarır.
• UPS: Sunucu ve modem için mutlaka; mümkünse çalışan bilgisayarları için de.

Yedekleme

Muhasebe bürosu için yedek pazarlık konusu değil. Paket program veritabanları her gece otomatik yedeklenmeli, yedeklerin bir kopyası bina dışında olmalı ve en az üç ayda bir geri yükleme denenmeli. SQL Server, MySQL veya Firebird kullanan paket programlar için kendi geliştirdiğimiz veritabanı yedekleme yazılımı yedekleri şifreleyip farklı lokasyonlara gönderebilir. Fidye yazılımına karşı değiştirilemez bir kopya da düşünülmeli.

Güvenlik ve gizlilik

Büro, çok sayıda müşterinin finansal ve kişisel verisini tutar. Portal şifrelerinin tarayıcıda kayıtlı bırakılmaması, e-posta hesaplarında çok faktörlü doğrulama, kullanıcı bazlı klasör yetkileri ve çalışan ayrıldığında erişimlerin hemen kapatılması temel önlemler. Sahte "GİB bildirimi" ve "SGK tebligatı" e-postaları muhasebe bürolarını özellikle hedef alıyor; çalışanların bu konuda dikkatli olması gerekiyor.

Tokat'ta muhasebe bürolarının bilgisayar, ağ, e-imza ve yedekleme düzenini kuruyor ve beyanname dönemlerinde hızlı destek veriyoruz. Teknik destek sayfamızdan ya da 0 356 214 70 65'ten ulaşabilirsiniz.