Outlook PST dosyası çok büyüdü: yavaşlık, bozulma riski ve arşivleme

Outlook'u yıllardır kullanan bir çalışanın bilgisayarında e-postaların tutulduğu dosya, zamanla onlarca gigabayta ulaşabilir. Outlook açılırken uzun süre bekler, arama sonuç getirmez, e-posta taşırken donar. En kötü senaryoda dosya bozulur ve yılların yazışmasına erişilemez. Büyük Outlook dosyalarının yönetimi bu yüzden önemlidir.

PST ve OST

POP3 ile kurulmuş hesaplarda e-postalar sunucudan indirilir ve bilgisayardaki PST dosyasında tutulur; çoğu zaman tek kopya budur. Microsoft 365, Exchange veya IMAP hesaplarında ise e-postalar sunucuda durur, bilgisayardaki OST dosyası bunun bir önbelleğidir. OST bozulduğunda silinip yeniden oluşturulabilir; PST bozulduğunda ise veri kaybı riski vardır.

Neden sorun?

• Büyük dosyalar Outlook'un açılmasını ve aramayı yavaşlatır.
• Outlook sürümlerine göre dosya boyutu için varsayılan bir üst sınır bulunur; sınıra yaklaşan dosyalarda sorunlar artar.
• Elektrik kesintisi veya Outlook'un düzgün kapanmaması bozulmaya yol açabilir.
• Tek bir dosyada toplanan yılların yazışması, yedeklenmezse tek bir arızada kaybolur.

Temizlik ve arşivleme

Dosya boyutunun büyük kısmını genellikle ekler oluşturur. Outlook'ta boyuta göre arama yapılarak büyük ekli e-postalar bulunabilir; gerekli ekler klasöre kaydedilip e-postalar silinebilir. Eski yıllara ait e-postalar ayrı arşiv PST dosyalarına taşınabilir. Silme işleminden sonra dosyanın sıkıştırılması, boşalan alanın geri kazanılmasını sağlar.

Bozuk dosya

Outlook dosyanın bozuk olduğunu bildiriyorsa önce dosyanın bir kopyası alınmalı, ardından Outlook ile birlikte gelen Gelen Kutusu Onarım Aracı kopya üzerinde çalıştırılmalıdır. Onarım bazı öğeleri kurtaramayabilir; bu yüzden düzenli yedek önemlidir.

Kalıcı çözüm

POP3 ve PST ile çalışmak yerine e-postaların sunucuda tutulduğu Microsoft 365 veya benzeri bir hizmete geçmek, bilgisayar arızasında e-posta kaybını önler ve birden fazla cihazdan erişim sağlar. Geçiş için Microsoft 365'e geçiş yazımıza, yeni Outlook'a geçişte PST sorunları için yeni Outlook yazımıza bakabilirsiniz.

Yapılmaması gerekenler

PST dosyalarını ağ paylaşımından açmak, aynı dosyayı birden fazla bilgisayarda kullanmak ve dosyayı bulut eşitleme klasörüne koymak bozulma riskini artırır.

Sur Bilgisayar olarak Outlook sorunları, e-posta arşivleme ve kurumsal e-posta geçişi konularında destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.