Personel işten ayrılırken BT kontrol listesi: hesaplar, cihazlar ve veriler

Bir çalışan işten ayrıldığında insan kaynakları ve muhasebe süreçleri genellikle eksiksiz yürür; ancak BT tarafındaki hesaplar çoğu zaman unutulur. Aylar sonra ayrılan çalışanın e-postasının hâlâ aktif olduğu, uzak masaüstüyle bağlanabildiği veya şirketin sosyal medya hesabında yönetici olarak kaldığı fark edilir. Bu durum hem veri sızıntısı hem de kötüye kullanım riski taşır.

Hesaplar

Domain hesabı, e-posta, VPN, uzak masaüstü, ticari program, bulut depolama, CRM ve diğer iş uygulamalarındaki hesaplar kapatılmalıdır. Hesabın silinmesi yerine devre dışı bırakılması, geçmiş kayıtların ve dosyaların korunmasını sağlar. Tek oturum açma kullanılan yapılarda tek hesabın kapatılması birçok uygulamaya erişimi birlikte keser; bu da merkezi yönetimin önemli bir avantajıdır.

E-posta

Ayrılan çalışanın e-posta adresine müşteriler ve tedarikçiler yazmaya devam edebilir. Posta kutusu bir yöneticiye devredilebilir, gelen e-postalar yönlendirilebilir veya otomatik yanıtla yeni iletişim adresi bildirilebilir. Yazışmalar, yasal saklama ve iş sürekliliği açısından korunmalıdır.

Cihazlar ve fiziksel erişim

Dizüstü bilgisayar, telefon, harici diskler, kartlı geçiş kartı, ofis anahtarları ve e-imza gibi araçlar teslim alınmalıdır. Kartlı geçiş ve alarm kodları iptal edilmelidir. Teslim alınan bilgisayar başka birine verilmeden önce verileri yedeklenip temizlenmelidir.

Dosyalar

Çalışanın bilgisayarında, kişisel bulut alanında veya e-postasında duran iş dosyaları ayrılıştan önce yöneticiye devredilmelidir. İş dosyalarının kişisel hesaplarda tutulmaması, bu sürecin en kolay şekilde yönetilmesini sağlar.

Ortak şifreler

Wi-Fi şifresi, ortak kullanılan hesaplar, kamera uygulaması, modem ve diğer cihazların şifreleri ayrılan çalışanın bildiği şifrelerse değiştirilmelidir. Bu yük, ortak şifreleri azaltan bir şifre yöneticisi kullanımıyla hafifler; ayrıntılar için şifre yöneticisi yazımıza bakabilirsiniz.

Sosyal medya ve dış hesaplar

Şirketin sosyal medya hesapları, reklam hesapları, alan adı paneli ve pazaryeri mağazalarında ayrılan çalışanın yetkileri kaldırılmalıdır. Bu konuda işletme sosyal medya hesabı güvenliği yazımıza bakabilirsiniz. Yeni başlayan çalışanlar için de benzer bir liste uygulanmalıdır; ayrıntılar için yeni çalışan BT hazırlık listesi yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak işletmelerin kullanıcı ve erişim yönetimini düzenliyor, giriş ve çıkış süreçleri için kontrol listeleri hazırlıyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.