Büyük ve hassas dosyaları güvenli paylaşmak: ücretsiz aktarım siteleri yerine ne kullanılmalı?

Mimarlık ofisinin proje dosyaları, matbaaya gidecek tasarımlar, kamera kayıtları, müşteri veritabanı dökümleri... E-posta eki sınırını aşan bu dosyalar genellikle ücretsiz dosya aktarım siteleriyle veya çalışanın kişisel bulut hesabından paylaşılır. Bu yöntemler pratik görünse de dosyanın kimde olduğu, ne kadar süre erişilebilir kaldığı ve kimin indirdiği işletmenin kontrolünden çıkar. Güvenli dosya paylaşımı için daha kontrollü yöntemler mevcuttur.

Ücretsiz aktarım siteleri

Bilinen ücretsiz aktarım hizmetleri, hassas olmayan büyük dosyalar için kullanışlıdır. Ancak dosyalar üçüncü bir tarafın sunucularında, işletmenin belirlemediği bir süre boyunca tutulur. Bağlantı yanlış kişiye iletildiğinde dosyaya erişilebilir. Ayrıca dolandırıcılar, bu hizmetlerin bildirim e-postalarını taklit ederek oltalama yapar. Kişisel veri içeren dosyalar için uygun değildir.

Kişisel bulut hesapları

Çalışanın kişisel bulut hesabından iş dosyası paylaşması, dosyanın işletmenin kontrolü dışında bir hesapta kalması demektir. Çalışan ayrıldığında dosyalar ve paylaşım bağlantıları onunla birlikte gider. İş dosyaları için kişisel hesaplar kullanılmamalıdır.

Kurumsal bulut paylaşımı

Microsoft 365 veya Google Workspace gibi kurumsal hizmetlerde dosyalar işletmenin hesabında durur ve paylaşım ayarları kontrol edilebilir:

• Kişiye özel paylaşım: Yalnızca belirli e-posta adreslerinin erişebileceği bağlantılar.
• Süre sınırı: Belirli bir tarihten sonra geçersiz olan bağlantılar.
• Parola: Bağlantıya ek parola.
• Yalnızca görüntüleme: İndirmeyi engelleme seçenekleri.
• Kayıt ve iptal: Kimin eriştiğini görme ve paylaşımı geri alma.

Yönetici, kuruluş genelinde "herkese açık" bağlantıların oluşturulmasını kısıtlayabilir.

Paylaşımları gözden geçirin

Zaman içinde unutulan paylaşım bağlantıları birikir. Belirli aralıklarla dış paylaşımların gözden geçirilmesi ve artık gerekmeyenlerin kaldırılması önemlidir. Bu konu, yapay zekâ asistanlarının kullanımında da önem kazanır; ayrıntılar için Microsoft 365 Copilot ve izinler yazımıza bakabilirsiniz.

Küçük ama hassas dosyalar

E-posta ekiyle gönderilecek küçük ama hassas dosyalar için şifreleme yöntemleri şifreli dosya gönderme yazımızda yer alıyor.

Gelen paylaşım bağlantılarına dikkat

Size gönderilen paylaşım bildirimlerinde de dikkatli olun. Dolandırıcılar, tanınmış hizmetlerin "sizinle bir dosya paylaşıldı" e-postalarını taklit ederek şifre çalan sayfalara yönlendirir. Beklemediğiniz bir paylaşım geldiğinde gönderene ayrı bir kanaldan teyit etmek en güvenli yoldur.

Sur Bilgisayar olarak kurumsal bulut paylaşım ayarlarının yapılandırılması ve güvenli dosya paylaşımı düzeninin kurulmasında destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.