Ticari programda kullanıcı yetkileri: kim neyi görebilmeli, neyi değiştirebilmeli?

Küçük işletmelerde ticari program kurulduğunda çoğu zaman tek bir yönetici kullanıcısı açılır ve herkes bu kullanıcıyla çalışır. İşletme büyüdükçe bu düzen sorun çıkarmaya başlar: bir fatura silinir ve kimin sildiği bilinmez, fiyatlar değişir, kasiyer kâr raporlarını görür. Kullanıcı yetkileri, bu sorunları önlemenin temel aracıdır.

Kişiye özel kullanıcı

İlk adım, her çalışanın kendi kullanıcı adı ve şifresiyle programa girmesidir. Böylece her işlem, yapan kişinin adıyla kaydedilir. Ortak kullanıcılar, sorumluluğu belirsizleştirir.

Rol bazlı yetki

Kasiyer, satış personeli, depo sorumlusu ve muhasebeci gibi görevlere göre yetki şablonları oluşturmak, her kullanıcıyı tek tek ayarlamaktan daha pratiktir. Yeni bir çalışan geldiğinde ilgili rol atanır.

Gizlenmesi gereken bilgiler

• Ürün maliyetleri ve kâr marjları
• Diğer müşterilerin özel fiyat ve bakiye bilgileri
• Kasa ve banka bakiyeleri
• Personel ve maaş bilgileri

Kritik işlemler

Fatura silme veya değiştirme, geçmiş tarihli işlem, fiyat değişikliği, belirli oranın üstünde iskonto ve iade gibi işlemler yalnızca yetkili kişilere açık olmalıdır. Bazı işlemler için yönetici onayı veya şifresi istenebilir.

İşlem kayıtları

Program, hangi kullanıcının hangi işlemi ne zaman yaptığını kaydediyorsa bu kayıtlar düzenli olarak incelenmelidir. Özellikle silme, iptal ve fiyat değişikliği kayıtları, kasa farkı ve stok farkı gibi sorunların kaynağını bulmada önemlidir; ayrıntılar için kasa farkı yazımıza bakabilirsiniz.

Şifre güvenliği

Kullanıcı şifreleri paylaşılmamalı, kasanın yanına yazılmamalıdır. Ortak bilgisayarlarda çalışanlar işlem sonrası oturumu kapatmalıdır. Ayrılan çalışanın kullanıcısı aynı gün pasif yapılmalıdır; ayrıntılar için personel ayrılınca BT kontrol listesi.

Şubeli yapılarda

Şubeli işletmelerde kullanıcıların yalnızca kendi şubesinin verilerini görmesi ve işlem yapması sağlanabilir; ayrıntılar için çok şubeli ticari program yazımıza bakabilirsiniz.

Yıllık gözden geçirme

Görev değişiklikleri zamanla gereksiz yetkilerin birikmesine yol açar. Yılda bir kez tüm kullanıcıların ve yetkilerinin gözden geçirilmesi önerilir.

Yönetici hesabını korumak

Tam yetkili yönetici hesabı günlük işlerde kullanılmamalıdır. İşletme sahibi bile günlük işlemleri kendi kısıtlı kullanıcısıyla yapıp yönetici hesabını yalnızca ayar değişikliklerinde kullanırsa, yanlışlıkla yapılan kritik değişikliklerin önüne geçilir.

Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari yazılımlarında kullanıcı ve yetki yapılandırması, işlem kayıtlarının takibi ve kullanıcı eğitimi konusunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.