e-Defter nedir? Ticari program ve muhasebe tarafında süreç nasıl işler?

İşletmelerin tutmak zorunda olduğu yevmiye defteri ve büyük defter (defter-i kebir), geleneksel olarak kâğıt üzerinde tutulur ve noter onayı alınırdı. e-Defter uygulamasıyla bu defterler elektronik ortamda oluşturulur, elektronik olarak imzalanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine berat yüklenerek onaylanır. Bu yazı genel bir bilgilendirmedir; kapsam, süreler ve yükümlülükler için mali müşavirinize danışmanız gerekir.

Kimler kullanır?

e-Defter kullanım zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın düzenlemeleriyle belirlenir. e-Fatura kapsamına giren mükelleflerin önemli bir kısmı e-Defter kapsamına da girer; bu kapsam zaman içinde genişletilmiştir. Zorunlu olmayan mükellefler de isteğe bağlı olarak geçebilir. Güncel kapsam düzenlemelerle değişebildiği için kesin durum mali müşavirle kontrol edilmelidir.

Süreç nasıl işler?

Muhasebe kayıtları muhasebe yazılımında tutulur. Dönem sonunda yazılım, yevmiye ve büyük defter dosyalarını belirlenen standart formatta oluşturur. Bu dosyalar mali mühür veya yetkili kişinin elektronik imzasıyla imzalanır. Defterlerin özetini içeren berat dosyaları belirlenen süreler içinde sisteme yüklenir ve onaylanır.

Ticari program ile muhasebe yazılımı

Birçok işletmede satış, stok ve cari işlemleri ticari programda yapılır; muhasebe kayıtları ise mali müşavirin muhasebe yazılımında tutulur. Bu iki sistem arasındaki veri aktarımının düzenli ve doğru olması, e-Defter sürecinin sağlıklı işlemesi için önemlidir. Ticari programdan muhasebeye aktarılan kayıtlardaki hatalar, dönem sonunda düzeltme yükü yaratır.

BT açısından dikkat edilecekler

• Mali mühür ve e-imza: Sertifikaların geçerlilik süreleri takip edilmeli, yenilemeleri son güne bırakılmamalıdır. Kurulum sorunları için e-imza ve mali mühür kurulum sorunları yazımıza bakabilirsiniz.
• Saklama: e-Defter dosyaları ve beratlar yasal süre boyunca bozulmadan ve erişilebilir şekilde saklanmalıdır.
• Yedekleme: Dosyaların birden fazla kopyası, en az biri farklı bir lokasyonda tutulmalıdır.
• Erişim: İmza cihazları ve muhasebe bilgisayarına yetkisiz erişim engellenmelidir.

Muhasebe bürolarında

Çok sayıda mükellefin e-Defter sürecini yöneten muhasebe bürolarında imza cihazlarının, yazılım lisanslarının ve yedeklerin düzenli yönetimi daha da kritiktir. Bu konuda muhasebe bürosu BT düzeni yazımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari ve muhasebe yazılımlarının kurulumu, e-belge entegrasyonu ve teknik desteğini veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.