İYS (İleti Yönetim Sistemi) nedir? Kampanya SMS ve e-postalarında izin yönetimi

Kampanya SMS'i göndermek, bülten e-postası yollamak veya müşterileri tanıtım amacıyla aramak, işletmeler için etkili pazarlama yollarıdır. Ancak bu iletiler, Türkiye'de ticari elektronik ileti mevzuatına tabidir ve izinlerin İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilmesi gerekir. Bu yazı genel bilgilendirmedir; özel durumlar için hukuki destek alınmalıdır.

İYS nedir?

İYS, ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcıların alıcılardan aldıkları izinleri kaydettiği ve alıcıların bu izinleri görüp yönetebildiği merkezi bir sistemdir. Vatandaşlar kendi adlarına kayıtlı izinleri görebilir ve istediği zaman ret bildirebilir. Gönderim yapacak firmalar, iletiyi göndermeden önce alıcının izninin İYS'de kayıtlı olduğunu kontrol etmelidir.

Hangi mesajlar kapsamda?

Kampanya, indirim, yeni ürün duyurusu, kutlama mesajıyla birlikte tanıtım gibi mal ve hizmetlerin tanıtımını amaçlayan iletiler ticari elektronik iletidir. Buna karşılık mevcut bir işlemle ilgili bilgilendirmeler (sipariş onayı, kargo takibi, randevu hatırlatma, fatura bildirimi) genellikle bu kapsamda değerlendirilmez. Dikkat edilmesi gereken nokta, bilgilendirme mesajının içine tanıtım eklenmesinin onu ticari iletiye dönüştürebilmesidir.

İzin nasıl alınır?

İzin; web sitesindeki formlarda, mağazada imzalı formla, çağrı merkezinde sesli onayla veya diğer kanıtlanabilir yollarla alınabilir. Önemli olan iznin hangi kanal (SMS, e-posta, arama) için verildiğinin açık olması, kanıtlanabilir olması ve İYS'ye kaydedilmesidir. Web sitelerinde bu izin, iletişim formunun gönderilmesine bağlanmamalı; ayrı ve isteğe bağlı bir onay kutusuyla alınmalıdır. Web sitesindeki diğer KVKK konuları için web sitesinde KVKK ve çerez yazımıza bakabilirsiniz.

Yazılım tarafında

• Müşteri kayıtlarında kanal bazında izin durumu tutulmalıdır.
• Yeni alınan izinler İYS'ye aktarılmalı, İYS'deki ret bildirimleri sisteme geri alınmalıdır.
• Gönderim listeleri hazırlanırken yalnızca güncel izni olan alıcılar seçilmelidir.
• Her iletide ret yolu (örneğin kısa numara veya bağlantı) bulunmalıdır.

Bu senkronizasyonun elle yapılması hata riskini artırır; ticari program veya CRM ile İYS arasında entegrasyon kurulması önerilir. Entegrasyonların genel mantığı için API nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Esnaf ve tacirlere gönderim

Alıcının tacir veya esnaf olduğu durumlarda izin kuralları farklılık gösterir; ancak bu alıcıların da ret hakkı bulunur. Kurumsal müşterilere toplu gönderim yapılıyorsa güncel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Randevu ve WhatsApp

Randevu hatırlatmaları ve WhatsApp üzerinden yapılan bildirimlerde de aynı ayrım geçerlidir. Bu kanallar için online randevu sistemi ve WhatsApp Business API yazılarımıza bakabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak ticari program ve müşteri sistemleriyle mesaj gönderim altyapıları arasında entegrasyon geliştiriyoruz. Ayrıntılar için entegrasyon çözümleri sayfamıza bakabilirsiniz.