Muhasebe birimi bordroları, insan kaynakları kimlik fotokopilerini, satış birimi müşteri listelerini e-posta ekiyle gönderir. E-posta yanlış kişiye gittiğinde, alıcının hesabı ele geçirildiğinde veya e-posta yolda okunduğunda bu belgelerdeki kişisel veriler açığa çıkar. Hassas dosyaları şifreleyerek göndermek, bu riski büyük ölçüde azaltan basit bir alışkanlıktır.
Şifreli arşiv
Yaygın arşiv programlarıyla dosyalar parolalı bir arşive dönüştürülebilir. Burada önemli nokta şifreleme yöntemidir: eski ve zayıf arşiv şifreleme yöntemleri kolayca kırılabilir. Arşiv oluşturulurken güçlü şifreleme (AES-256) seçeneği tercih edilmelidir. Bazı arşiv biçimleri dosya adlarını da şifreleyebilir; bu özellik, arşivin içinde ne olduğunun bile görünmemesini sağlar.
Parolalı PDF ve Office belgeleri
PDF dosyaları ve Office belgeleri açılış parolasıyla korunabilir. Güncel Office sürümleri güçlü şifreleme kullanır. PDF'lerde ise kullanılan programa göre şifreleme seviyesi değişebilir. Yalnızca düzenleme veya yazdırma kısıtlaması koymak dosyayı şifrelemez; açılış parolası belirlenmelidir.
Güçlü parola
"1234" veya şirket adı gibi parolalar, şifrelemenin değerini ortadan kaldırır. Parola uzun ve tahmin edilemez olmalıdır. Her gönderimde farklı parola kullanmak, bir parolanın sızması durumunda diğer dosyaların korunmasını sağlar.
Parolayı ayrı kanaldan iletin
En sık yapılan hata, parolayı dosyanın gönderildiği e-postanın içine veya hemen ardından gönderilen ikinci bir e-postaya yazmaktır. E-posta hesabı ele geçirildiğinde ikisi birlikte ele geçer. Parola telefonla, SMS ile veya farklı bir mesajlaşma kanalıyla iletilmelidir.
Daha iyi yöntem: kurumsal paylaşım
Sık ve büyük dosya paylaşımı yapılıyorsa, kurumsal bulut depolama üzerinden süreli, belirli kişilere özel ve erişimi kayıt altına alınan paylaşım bağlantıları daha yönetilebilir bir çözümdür. Bu konuda güvenli dosya paylaşımı yazımıza bakabilirsiniz.
KVKK açısından
Kişisel veri içeren dosyaların şifrelenerek gönderilmesi, alınabilecek teknik tedbirlerden biridir. Yanlış kişiye gönderilen şifreli bir dosya, şifresiz bir dosyaya göre çok daha düşük risk taşır. Diğer teknik tedbirler için küçük ofislerde KVKK teknik tedbirleri yazımıza bakabilirsiniz.
Sur Bilgisayar olarak işletmelere güvenli dosya paylaşımı, e-posta güvenliği ve şifreleme konularında destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Parolayı aynı e-postada yazmak sorun mu?
Her arşiv programının şifrelemesi aynı mı?
Sürekli aynı kişiye dosya gönderiyorum. Her seferinde yeni parola mı?
Bu konuda destek mi lazım?
Tokat’ta bilgisayar ve parça satışı, arıza tespiti, onarım, veri kurtarma ve yerinde teknik destek hizmeti veriyoruz; kamera, alarm…
