Hazır yazılım mı, size özel yazılım mı? Karar verirken nelere bakmalı

Bir iş sürecini yazılıma taşımaya karar verdiğinizde ilk yol ayrımı şudur: piyasadaki hazır bir programı mı alacaksınız, yoksa kurumunuza özel bir yazılım mı geliştirteceksiniz? İkisinin de doğru olduğu durumlar var. Bu yazıda hazır yazılım ile özel yazılım arasında karar verirken bakmanız gereken maliyet kalemlerini, kaynak kod sahipliğini, entegrasyon ve bakım konularını ve masaüstü, web, mobil arasındaki seçimi anlatıyoruz.

Önce soru: süreciniz ne kadar standart?

Muhasebe, stok, cari, bordro gibi işler büyük ölçüde mevzuatla ve yerleşik yöntemlerle tanımlıdır. Binlerce işletme aynı şekilde fatura keser, aynı şekilde KDV hesaplar. Bu tür işler için hazır program neredeyse her zaman mantıklıdır; aynı şeyi sıfırdan yazdırmak hem pahalıdır hem de mevzuat değiştikçe sürekli güncellenmesi gerekir.

Kurumunuza özgü bir iş akışında ise durum farklıdır. Belediyenin vatandaş taleplerini birimlere dağıtması, kamu yemekhanesinin kademeli tarifeyle çalışması, bir üretim tesisinin kendi kalite kontrol adımları gibi süreçler hazır programlarda ya hiç yoktur ya da sizin işleyişinize uymaz. Bu noktada hazır programa uyum sağlamak için süreç değiştirmek mi, yoksa sürece uygun yazılım yaptırmak mı daha mantıklı, onu tartmak gerekir.

Maliyet kalemleri: yalnızca ilk faturaya bakmayın

İki seçeneği karşılaştırırken ilk ödeme yanıltıcı olabilir. Birkaç yıllık toplam maliyeti şu kalemlerle düşünün.

Hazır yazılımda

• Lisans bedeli ya da yıllık abonelik,
• Kullanıcı veya şube sayısı arttıkça eklenen ücretler,
• Ek modüller (e-Fatura, raporlama, mobil erişim),
• Güncelleme ve destek sözleşmesi,
• Programın yapamadığı işler için harcanan elle çalışma süresi.

Özel yazılımda

• Analiz ve geliştirme bedeli,
• Sunucu, barındırma ve veritabanı altyapısı,
• Kurulum, veri aktarımı ve kullanıcı eğitimi,
• Bakım, hata düzeltme ve yeni ihtiyaçlar için geliştirme,
• Kurum içinde projeye ayrılan zaman (toplantılar, test, geri bildirim).

Son kalem çoğu zaman unutulur. Özel yazılım, kurumdan da emek ister: ihtiyaçları anlatacak, ara sürümleri test edecek birinin olması gerekir. Bu zamanı ayıramayacaksanız deneyimli bir yazılım ekibi bile beklentinizi tutturmakta zorlanır.

Sahiplik ve kaynak kod

Hazır yazılımda programın sahibi üreticidir; siz kullanım hakkı alırsınız. Üretici ürünü bıraktığında, fiyatı değiştirdiğinde ya da şirket el değiştirdiğinde sizin söz hakkınız sınırlıdır. Verilerinizi dışarı alabilmeniz bu yüzden önemlidir: satın almadan önce verilerin hangi formatta dışa aktarılabildiğini sorun.

Özel yazılımda ise kaynak kodun kime ait olacağı, teslim edilip edilmeyeceği ve başka bir ekip tarafından geliştirilip geliştirilemeyeceği sözleşmeyle belirlenir. Bu konuyu proje başında, yazılı olarak netleştirin. Aksi halde yazılımın geleceği tek bir kişiye ya da firmaya bağlı kalır. Biz kuruma özel projelerde kaynak kod teslimini ve kullanım haklarını en başta konuşuruz.

Entegrasyon: yazılım tek başına yaşamaz

Hangi yolu seçerseniz seçin, yeni yazılım mevcut sistemlerinizle konuşmak zorunda kalacak: muhasebe programı, e-ticaret sitesi, bordro, kart okuyucular, kamu kurumlarının servisleri. Karar verirken şunları sorun:

• Hazır program dışarıya API veya veri aktarımı sunuyor mu?
• Özel yazılım hangi sistemlerden veri alacak, hangilerine verecek?
• Entegrasyon gerçek zamanlı mı olmalı, günde birkaç kez çalışan bir aktarım yeterli mi?

Çoğu zaman en mantıklı çözüm ikisinin karışımıdır: muhasebe için hazır program kalır, kuruma özgü süreç için yazılan küçük bir uygulama ona bağlanır. Bu yaklaşım hem maliyeti hem riski düşürür.

Bakım: teslim günü işin başı

Yazılım teslim edildiği gün bitmez. Mevzuat değişir, işletim sistemi güncellenir, kullanıcılar yeni rapor ister, bir gün sunucu taşınır. Hazır programda bu güncellemeler üreticinin takvimine bağlıdır. Özel yazılımda ise bakımı kimin yapacağı, hangi sürelerde müdahale edileceği ve yeni geliştirmelerin nasıl fiyatlanacağı baştan konuşulmalıdır.

2003'ten bu yana geliştirdiğimiz masaüstü yazılımların bir kısmına bugün hâlâ destek veriyoruz. Bu, iyi tasarlanmış bir yazılımın uzun yıllar iş görebileceğini, ama bunun için düzenli bakım gerektiğini de gösteriyor.

Özel yazılım projesi nasıl ilerler?

Özel yazılıma karar verdiyseniz projenin nasıl yürüyeceğini bilmek beklentileri doğru kurmanızı sağlar. Sağlıklı bir proje kabaca şu aşamalardan geçer:

1. Analiz: Mevcut süreç, kullanıcılar, raporlar ve bağlanılacak sistemler yazıya dökülür.
2. Kapsam ve planlama: İlk sürümde neyin olacağı, neyin sonraya kalacağı netleştirilir. Her şeyi ilk sürüme sığdırmaya çalışmak projeyi uzatan en yaygın hatadır.
3. Geliştirme ve ara teslimler: Yazılım parça parça gösterilir; kullanıcılar erken aşamada deneyip geri bildirim verir.
4. Kurulum ve veri aktarımı: Sunucu hazırlanır, eski verilerin hangilerinin taşınacağına karar verilip aktarılır.
5. Eğitim ve canlıya geçiş: Kullanıcılar eğitilir, ilk haftalarda yakın destek verilir.

Ara teslimler, yanlış anlaşılmaların erkenden yakalanmasını sağlar. Kâğıt üzerinde net görünen bir ihtiyaç, ekranda görüldüğünde çoğu zaman farklı ifade edilir; bunu proje sonunda değil ortasında fark etmek hem zaman hem bütçe kazandırır.

Masaüstü, web ya da mobil?

Özel yazılıma karar verdiyseniz ikinci soru platformdur. Seçimi kullanıcıların nerede ve nasıl çalıştığı belirler.

• Masaüstü: Tek binada, yoğun veri girişi yapılan, kart okuyucu, barkod, terazi gibi donanımlarla doğrudan konuşan işlerde güçlüdür. İnternet kesilse de yerel ağda çalışmaya devam eder. Ayrıntılar için masaüstü yazılım hizmetlerimize bakabilirsiniz.
• Web: Farklı şubelerden, evden ya da sahadan tarayıcıyla erişim gerekiyorsa uygundur. Kurulum gerektirmez, güncelleme tek merkezden yapılır. Portal, intranet ve e-ticaret projeleri için web yazılım hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.
• Mobil: Saha personeli, kurye, servis ekibi ya da vatandaşa doğrudan ulaşan hizmetlerde öne çıkar. Kamera, konum ve bildirim gibi telefon özelliklerini kullanır.

Birçok projede bu üçü birlikte çalışır: ofiste masaüstü ya da web paneli, sahada mobil uygulama, arada ortak bir API.

Karar vermeden önce sürecinizi yazıya dökün, mevcut hazır programların bunun ne kadarını karşıladığına bakın, kalan boşluğu ölçün. Boşluk küçükse hazır program ve küçük bir entegrasyon yeterli olabilir; büyükse özel yazılımı konuşmaya değer. İhtiyacınızı birlikte değerlendirmek için 0 356 214 70 65'ten arayabilir ya da iletişim sayfamızdan yazabilirsiniz.