İşyerine kamera kurarken KVKK: aydınlatma, kayıt saklama ve çalışan mahremiyeti

İşyerine güvenlik kamerası kurmak teknik bir iş gibi görünür ama kamera görüntüsü kişisel veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamına girer. Bu yazıda işyerine kamera kurarken KVKK açısından dikkat edilmesi gereken konuları; aydınlatma metni ve uyarı levhasını, kayıtlara erişimi ve saklamayı, çalışan alanlarında mahremiyeti teknik tarafıyla anlatıyoruz.

Önce amaç: kamerayı neden kuruyorsunuz?

KVKK'nın temel ilkelerinden biri, verinin belirli, açık ve meşru bir amaç için ve bu amaçla orantılı şekilde işlenmesidir. Kamera için bunun pratik karşılığı şu: Her kamera için "bu kamera neyi, neden görüyor?" sorusunun yazılı bir cevabı olmalı.

• Giriş kapısı: bina ve çalışan güvenliği, yetkisiz girişin tespiti
• Kasa: nakit güvenliği ve olası uyuşmazlıklarda kanıt
• Depo: stok ve hırsızlık kontrolü
• Otopark: araç güvenliği

Amacı yazamadığınız kamera, büyük ihtimalle gereksizdir. Kamera sayısını ve açılarını amaçtan geriye doğru planlamak hem KVKK açısından hem de maliyet açısından doğru başlangıçtır.

Aydınlatma metni ve uyarı levhası

Kayıt yapılan alana giren herkes, yani çalışanlar, müşteriler, ziyaretçiler ve tedarikçiler, kayıt yapıldığından haberdar edilmelidir. Bu iki katmanda yapılır:

1. Katman: uyarı levhası

Kameralı alanın girişinde, kişi alana girmeden görebileceği yerde bulunur. Levhada en az şunların yer alması uygun olur:

• Alanın kamera ile izlendiği ve kayıt yapıldığı
• Veri sorumlusunun adı (işletmenin unvanı)
• Kayıt amacı (ör. güvenlik)
• Ayrıntılı aydınlatma metnine nereden ulaşılacağı (web adresi, QR kod veya resepsiyon)

2. Katman: ayrıntılı aydınlatma metni

Verilerin hangi amaçla işlendiği, kimlere aktarılabileceği, toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile kişinin KVKK'dan doğan hakları burada yazılır. Web sitenizde ve işyerinde erişilebilir olmalıdır. Çalışanlar için bu bilgilendirmenin ayrıca personel süreçleri içinde yapılması ve belgelenmesi önerilir.

Kayıtlara kim erişebilir?

Burası KVKK'nın teknik tedbirlerle buluştuğu yer. Sahada en sık gördüğümüz sorun, kayıt cihazına herkesin aynı admin şifresiyle girmesi ve kayıtların telefonla ekrandan çekilip paylaşılmasıdır. Yapılması gerekenler:

1. Yetkili listesi: Canlı izleme ve kayıt oynatma yetkisi kimde olacak, yazılı olarak belirleyin. Genellikle işletme sahibi veya yöneticisi ile güvenlik sorumlusu yeterlidir.
2. Kişiye özel hesaplar: Kayıt cihazında her yetkiliye ayrı kullanıcı açın. Kayıt silme ve ayar değiştirme yetkisini yalnızca bir yönetici hesabında bırakın.
3. Erişim kaydı: Kayıt cihazının giriş ve oynatma günlüklerini açık tutun. Kim, ne zaman, hangi kaydı izledi sorusunun cevabı olmalı.
4. Fiziksel güvenlik: Kayıt cihazı kilitli bir dolapta veya sunucu odasında dursun. İzleme monitörü, müşterilerin veya yetkisiz çalışanların görebileceği yerde olmamalı.
5. Uzaktan erişim: Kayıt cihazını port açarak internete açmayın. Uzaktan izleme gerekiyorsa firewall üzerinden VPN kullanın.
6. Kayıt paylaşımı: Kolluk veya mahkeme talebi gibi durumlarda kaydın kime, ne zaman, hangi gerekçeyle verildiğini tutanakla belgeleyin.

Kayıtlar ne kadar saklanmalı?

Kanunda tüm işyerleri için geçerli tek bir kamera saklama süresi yazmaz. Süre işleme amacına göre belirlenir ve amaç için gerekenden uzun olmamalıdır. Pratikte yapılması gereken:

• Saklama süresini kişisel veri saklama ve imha politikanızda yazılı hale getirin.
• Kayıt cihazının disk kapasitesini ve kayıt ayarlarını bu süreye göre yapın. Cihaz, süre dolduğunda eski kayıtların üzerine otomatik yazacak şekilde çalışmalıdır.
• Bazı cihazlarda "maksimum kayıt süresi" ayarı vardır; disk büyük olsa bile kayıtların belirlenen günden sonra silinmesini sağlar. Bu ayarı kullanın.
• Bir olay nedeniyle saklanması gereken kaydı ayrı dışa aktarın, gerekçesini not edin ve iş bitince imha edin.

Disk kapasitesine göre kaç gün kayıt alınacağının hesabını IP kamera mı analog kamera mı yazımızda anlattık.

Yedek ve dışa aktarılan kayıtlar

Saklama süresi yalnızca kayıt cihazının diski için geçerli değildir. Bir olay için USB belleğe alınan görüntü, e-postayla gönderilen video veya bulut yedeğindeki kopya da aynı kurallara tabidir. Dışa aktarılan kayıtları şifreli bir klasörde tutun, kimin elinde hangi kopya olduğunu not edin ve süre dolunca bu kopyaları da silin. Kayıt cihazının diski arızalanıp değiştirildiğinde eski diski çöpe atmayın; içindeki görüntüler kurtarılabilir. Diski fiziksel olarak imha edin veya güvenli silme yapın ve bunu tutanağa bağlayın.

Çalışan alanları ve mahremiyet

Çalışanın işyerinde de bir mahremiyet alanı vardır. Kamera konumlandırırken şu çizgileri koruyun:

• Kamera konmaması gereken yerler: tuvalet, lavabo, soyunma odası, duş, dinlenme ve yemek alanları, ibadet alanı.
• Kişiyi değil alanı izleyin: Kamerayı bir çalışanın masasını ve ekranını sürekli görecek şekilde değil, giriş, kasa veya depo gibi güvenlik amacına hizmet eden alanı görecek şekilde konumlayın.
• Ekran ve klavye: Kasada şifre girilen POS cihazının tuşlarını veya bilgisayar ekranlarını net görecek açılardan kaçının; gerekirse mahremiyet maskeleme kullanın.
• Ses kaydı: Görüntüye göre çok daha fazla kişisel veri toplar. Gerekli değilse kameraların mikrofonunu kapatın.
• Performans takibi: Güvenlik amacıyla kurulan kamerayı çalışanın gün içindeki performansını izlemek için kullanmak, amaç dışı kullanım riski taşır.

Kısa kontrol

Kamera sistemi kurulurken veya yenilenirken yukarıdaki maddeleri tek bir sayfada toplayıp işletmenin KVKK dosyasına eklemek, ileride bir başvuru veya denetimde ne yaptığınızı göstermenin en pratik yoludur. Hangi kameranın hangi amaçla nereye bakıyor olduğu, yetkili kişiler, saklama süresi ve imha yöntemi bu sayfada yazılı olsun.

Ayrıca işletmenizin VERBİS'e kayıt yükümlülüğü olup olmadığını kontrol edin; kayıt yükümlülüğü varsa kamera ile yapılan veri işleme de envantere girmelidir. Mevcut kamera sisteminizi kullanıcı hesapları, erişim günlükleri, saklama süresi ve uzaktan erişim yönünden gözden geçirmek isterseniz bu teknik kısmı biz üstlenebiliriz; hukuki metinleri ise danışmanınızla birlikte hazırlamanızı öneririz. Kurulum ve yapılandırma için güvenlik sistemleri sayfamıza, uzaktan erişim ve firewall için network güvenliği sayfamıza bakabilirsiniz. Mevcut sistemle ilgili teknik sorularınız için destek sayfamızdan da bize ulaşabilirsiniz.