Ön muhasebe ve ticari program seçerken nelere bakılmalı?

Ticari program seçimi genelde bir demo ekranına bakıp karar verilen bir iş gibi görünür, ama asıl sınav bir yıl sonra gelir: stok tutmuyor, cari bakiyeler muhasebeciyle uyuşmuyor, yedek alınmamış. Bu yazıda ön muhasebe programı ya da daha geniş kapsamlı bir ticari program seçerken nelere bakmanız gerektiğini, satış görüşmesinde hangi soruları sormanız gerektiğini anlatıyoruz.

Önce kendi işinizi tarif edin

Program karşılaştırmaya başlamadan önce bir kâğıda işletmenizin günlük akışını yazın. Kaç kişi programa girecek? Kaç depo ya da şube var? Perakende mi satıyorsunuz, toptan mı? Seri numarası, parti, son kullanma tarihi takibi gerekiyor mu? Bir e-ticaret siteniz var mı?

Bu listeyi yaptığınızda gereksiz özellik için para ödemekten de, altı ay sonra yetmeyen bir programa sıkışmaktan da kurtulursunuz. Ön muhasebe programı ile tam kapsamlı ticari yazılım arasındaki fark çoğu zaman burada ortaya çıkar: tek kasalı bir dükkânla üç şubeli bir toptancının ihtiyacı aynı değildir.

Stok ve cari: programın omurgası

Her ticari programın kalbi iki modüldür: stok ve cari. Seçim yaparken şunlara bakın:

Stok tarafı

• Birden fazla depo tanımlanabiliyor mu, depolar arası transfer yapılabiliyor mu?
• Barkod okuyucu ve etiket yazıcıyla çalışıyor mu?
• Varyantlı ürünler (beden, renk) ya da birim dönüşümleri (koli–adet) destekleniyor mu?
• Minimum stok uyarısı ve sayım farkı kaydı var mı?

Cari tarafı

• Müşteri ve tedarikçi bakiyeleri faturayla, tahsilatla, çekle otomatik güncelleniyor mu?
• Vade takibi ve yaşlandırma raporu alınabiliyor mu?
• Cari ekstreyi tek tıkla PDF olarak gönderebiliyor musunuz?

Bu iki modül düzgün çalışmıyorsa raporlar, kârlılık analizleri ve e-Fatura entegrasyonu ne kadar gelişmiş olursa olsun işe yaramaz. Demo sırasında örnek bir alış faturası, ardından satış faturası ve tahsilat girdirip stok miktarının ve cari bakiyenin doğru değiştiğini kendi gözünüzle görün.

e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu

e-Dönüşüm kapsamına giren işletme sayısı her yıl artıyor ve zorunluluk eşikleri zaman zaman güncelleniyor. Bugün zorunlu olmasanız bile programı e-Fatura ve e-Arşiv'e geçebilecek şekilde seçmek mantıklıdır; aksi halde geçiş günü program değiştirmek zorunda kalırsınız. Güncel eşikleri mali müşavirinizle kontrol edin.

Entegrasyon konusunda sorulması gerekenler:

• Program hangi özel entegratörlerle çalışıyor? Kendi entegratörünüzü seçebiliyor musunuz?
• Fatura programın içinden tek adımda gönderilebiliyor mu, yoksa ayrı bir portala girmek gerekiyor mu?
• Gelen e-Faturalar programa alış faturası olarak otomatik düşüyor mu?
• e-İrsaliye ve e-Müstahsil gibi diğer belgeler gerektiğinde eklenebiliyor mu?

Gelen faturaların otomatik aktarılması küçük bir ayrıntı gibi görünür ama ayda yüzlerce alış faturası olan bir işletmede elle giriş ciddi zaman ve hata demektir.

Çok kullanıcı ve yetkilendirme

Ofiste birden fazla kişi aynı anda programa girecekse lisans modelini en başta netleştirin. Kullanıcı başına mı lisans veriliyor, eşzamanlı bağlantı başına mı? Kasada satış yapan personel maliyet fiyatlarını görmeli mi? Depo sorumlusu cari bakiyelere erişmeli mi?

İyi bir ticari program kullanıcıya göre menü ve rapor yetkisi tanımlamanıza, kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiğini görmenize izin verir. Bu kayıt izi, bir fatura silindiğinde ya da fiyat değiştiğinde neler olduğunu anlamanın tek yoludur.

Çok kullanıcılı yapı aynı zamanda bir sunucu ya da en azından sürekli açık kalan, düzgün bir ana bilgisayar demektir. Veritabanının kurulacağı makine, ağ bağlantısı ve kesintisiz güç kaynağı programla birlikte planlanmalıdır.

Yedekleme: sonradan değil, kurulum günü

Ticari programdaki veri işletmenin hafızasıdır. Disk arızası, fidye yazılımı ya da yanlışlıkla silinen bir dönem, yedeği olmayan bir işletmeyi aylarca geriye götürebilir. Program seçerken şunları sorun:

1. Program otomatik zamanlanmış yedek alabiliyor mu?
2. Yedek aynı bilgisayarda mı kalıyor, yoksa başka bir diske veya uzak bir konuma da gönderilebiliyor mu?
3. Yedekten geri dönüş nasıl yapılıyor ve en son ne zaman denendi?

Yedeğin yalnızca aynı bilgisayarın içinde durması yeterli değildir. Bilgisayar çalınırsa ya da şifrelenirse yedek de onunla birlikte gider. Veritabanı SQL Server, MySQL veya Firebird üzerinde çalışan programlar için kendi geliştirdiğimiz veritabanı yedekleme yazılımı, yedekleri şifreleyip farklı lokasyonlara gönderir; hangi yöntemi seçerseniz seçin yedeğin bina dışında bir kopyası olmalıdır.

Yerel destek ve kurulum

Program ne kadar iyi olursa olsun kurulum, veri aktarımı ve ilk ayların sorularında yanınızda biri olması gerekir. Telefonla ulaşılabilen, gerektiğinde ofisinize gelebilen bir bayi ile çalışmak; uzak bir çağrı merkezinde sıra beklemekten farklıdır. Destek konusunda sorulacaklar:

• Kurulum ve ilk eğitim kim tarafından, nerede yapılıyor?
• Açılış bakiyeleri, cari ve stok kartları kimin tarafından aktarılıyor?
• Güncellemeler nasıl geliyor, güncelleme sırasında veri yedeği alınıyor mu?
• Uzaktan bağlantıyla destek veriliyor mu?

2011'den beri Akınsoft'un Tokat bayisi olarak ticari program kurulumu, veri aktarımı ve kullanıcı desteği veriyoruz. Akınsoft dışında bir program kullanıyorsanız da yedekleme, sunucu ve ağ tarafında destek alabilirsiniz; programın sağlıklı çalışması çoğu zaman bu altyapıya bağlıdır.

Geçiş planı: eski programdan yenisine

Yeni bir programa geçerken en riskli an dönem ortasıdır. Mümkünse geçişi ay ya da yıl başına denk getirin. Cari kartlar, stok kartları ve açılış bakiyeleri genellikle Excel üzerinden aktarılabilir; geçmiş yılların fatura hareketlerinin taşınması ise programdan programa değişir ve her zaman gerekli değildir. Eski programı bir süre salt okunur olarak açık tutmak, geçmiş kayıtlara bakmak için çoğu zaman yeterlidir.

İlk ay iki programı paralel çalıştırmak yorucu görünür, ama cari bakiyelerin ve stok miktarlarının yeni programda doğru oturduğunu görmenin en güvenli yoludur. Mali müşavirinizi de bu sürece dahil edin; hesap planı ve belge türleri onun kullandığı yapıyla uyumlu olmalıdır.

E-ticaret ve diğer yazılımlarla bağlantı

Bir e-ticaret siteniz ya da pazaryeri mağazanız varsa stok ve fiyatın iki yerde ayrı ayrı tutulması kısa sürede sorun çıkarır: sitede görünen ürün depoda yoktur ya da fiyat güncellenmemiştir. Ticari programın dışarıya veri verebilmesi (API, XML, Excel aktarımı) bu yüzden önemlidir. E-ticaret sitesiyle ticari program arasında otomatik stok ve fiyat aktarımı için entegrasyon çözümlerimize bakabilirsiniz.

Program seçimini birkaç demoyla sınırlamayın; kendi faturanızla, kendi stok kartınızla deneyin ve yedeğin nereye gittiğini sorun. Akınsoft ürünleri, kurulum ve destek kapsamı için Akınsoft sayfamıza göz atabilir ya da işletmenize uygun yapıyı birlikte konuşmak için bize uğrayabilirsiniz.