PDF birleştirme, bölme ve düzenleme: güvenli yollar ve çevrimiçi araçların riski

Günlük işlerde PDF ile en çok yapılan işler şunlardır: birkaç faturayı tek dosyada birleştirmek, uzun bir belgeden sayfa ayırmak, taranmış bir sayfayı döndürmek ve PDF'i Word'e çevirmek. İnternette bunları ücretsiz yapan pek çok site var. Ancak bu sitelere yüklediğiniz her dosya, bir süre de olsa başkasının sunucusunda durur.

Çevrimiçi araçların riski nerede?

Bir dosyayı ücretsiz bir PDF sitesine yüklediğinizde, dosyanın ne kadar süre saklandığını, kimlerin erişebildiğini ve hangi ülkede işlendiğini çoğu zaman bilemezsiniz. Kimlik fotokopisi, maaş bordrosu, sağlık raporu, sözleşme veya müşteri listesi gibi belgeler için bu ciddi bir gizlilik riskidir. İşyerinde kişisel veri içeren belgeleri bu şekilde paylaşmak KVKK açısından da sorun yaratabilir; çünkü veriyi yurt dışındaki bir hizmete aktarmış olursunuz.

Bilgisayarda yapılabilecekler

PDF oluşturmak

Word, Excel ve PowerPoint belgelerini Farklı Kaydet menüsünden doğrudan PDF olarak kaydedebilirsiniz. Diğer programlar için Windows'ta yüklü gelen Microsoft Print to PDF sanal yazıcısını kullanın: Yazdır deyip yazıcı olarak bunu seçtiğinizde dosya PDF olarak kaydedilir. Bu yöntemle birden fazla resmi tek PDF'te toplamak da mümkündür.

Birleştirme, bölme ve sayfa silme

Bu işler için bilgisayara kurulan masaüstü PDF programları kullanılabilir; dosyalar bilgisayarınızdan çıkmaz. Ücretsiz ve açık kaynaklı seçeneklerin yanında ücretli profesyonel programlar da vardır. Programı yalnızca resmi sitesinden indirin; sahte PDF programları zararlı yazılım yaymak için sık kullanılır.

PDF'i Word'e çevirmek

Word'ün güncel sürümleri PDF dosyalarını açıp düzenlenebilir belgeye dönüştürebilir. Karmaşık sayfa düzenlerinde biçim bozulabilir, ama metin genellikle doğru gelir. Taranmış belgelerde önce metin tanıma (OCR) gerekir.

İmzalı PDF'lere dokunmayın

E-imza veya mali mühürle imzalanmış PDF'ler üzerinde birleştirme, sayfa silme gibi değişiklikler yapmak imzayı geçersiz kılar. Resmi yazışmaları, e-imzalı sözleşmeleri ve elektronik belgeleri orijinal hâliyle saklayın.

Telefonla belge tarama

Kâğıt belgeleri PDF'e çevirmek için telefon uygulamaları da sık kullanılır. Burada da aynı soru geçerlidir: Uygulama taranan belgeyi nereye yüklüyor? İşletim sisteminin kendi tarama özelliği veya kurumun onayladığı bir uygulama, bilinmeyen ücretsiz uygulamalardan daha güvenlidir. Taranan kimlik ve sözleşme görüntüleri telefonda da birikir; işi bitenleri silmek iyi bir alışkanlıktır.

Kurum içinde belge düzeni

• Çalışanlar için onaylı bir PDF programı belirleyip tüm bilgisayarlara kurun.
• Kişisel veri içeren belgelerin hangi araçlarla işlenebileceğini yazılı hâle getirin.
• Taranmış belgeleri tarayıcının ağ klasörüne kaydetmesi için yapılandırın; dosyaların e-postayla dolaşmasını azaltır.

Sur Bilgisayar olarak işyerlerinde güvenli belge iş akışları, tarayıcı ve paylaşımlı klasör yapılandırması ile yazılım kurulumlarında teknik destek veriyoruz.