Yeni ticari programa geçişte açılış bakiyeleri: stok, cari, kasa ve banka nasıl girilir?

Excel tablolarından veya eski bir programdan yeni bir ticari programa geçerken en kritik adım, açılış bakiyelerinin doğru girilmesidir. Yanlış girilen bir stok miktarı veya cari bakiye, aylarca sürecek hatalı raporlara ve mutabakat sorunlarına yol açar.

Geçiş tarihi

Geçiş için bakiyelerin netleştiği bir tarih seçilmelidir. Yıl başı en temiz seçenektir; ay başı da uygun olabilir. Bu tarihten itibaren tüm hareketler yeni programda tutulur, önceki dönem eski sistemde kalır.

Stok açılışı

Stok kartları, birimleri, barkodları ve fiyatlarıyla oluşturulur. Geçiş tarihindeki fiili stok miktarı sayımla belirlenip açılış olarak girilir. Stok maliyetleri mali müşavirle uyumlu olmalıdır; aksi hâlde kâr raporları yanıltıcı olur. Ayrıntılar için kâr-zarar raporları.

Cari açılış

Müşteri ve tedarikçi kartları vergi numarası, adres ve e-fatura bilgileriyle oluşturulur. Geçiş tarihindeki bakiyeler açılış olarak girilir. Vadeli alacak ve borçların vade bilgileriyle girilmesi, tahsilat takibini kolaylaştırır.

Kasa ve banka

Kasa sayımı ve banka hesap ekstreleri esas alınarak açılış bakiyeleri girilir. Kredi kartı ve POS hesapları da unutulmamalıdır.

Çek ve senet

Portföydeki çek ve senetler, vade ve durum bilgileriyle tek tek girilmelidir. Bu kalem çoğu zaman en fazla zaman alan kısımdır.

Eski programdan aktarım

Stok ve cari kartları eski programdan veya Excel'den toplu aktarılabilir. Aktarım öncesi verilerin temizlenmesi, mükerrer ve hatalı kartların ayıklanması önemlidir. Ayrıntılar için programlar arası veri taşıma ve Excel'den programa geçiş.

Mutabakat

Açılış girildikten sonra toplam stok değeri, toplam alacak ve borç, kasa ve banka bakiyeleri eski kayıtlarla karşılaştırılmalı ve mali müşavirle mutabakat yapılmalıdır.

Paralel dönem

Geçişin ilk birkaç haftasında eski sistemin erişilebilir tutulması, sorulara cevap vermeyi ve hataları düzeltmeyi kolaylaştırır.

Personel eğitimi

Yeni programın günlük kullanımı için personelin eğitimi geçişin parçası olmalıdır; ayrıntılar için ticari program eğitimi.

Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari yazılımlarına geçişte veri aktarımı, açılış bakiyeleri ve kullanıcı eğitimi konusunda destek veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.