Ticari programda yıl sonu devir işlemleri: yeni döneme geçmeden önce kontrol listesi

Yıl sonu, ticari program kullanan işletmeler için yoğun bir dönemdir. Stok sayımı, cari mutabakat, banka ve kasa kontrolleri ve yeni döneme devir işlemleri bir araya gelir. Devir sırasında yapılan bir hata, yeni yılın tüm bakiyelerini etkileyebilir. Planlı bir kontrol listesi bu riski azaltır.

1. Tam yedek

Devir işlemi veritabanında toplu değişiklikler yapar. İşlemden önce ticari programın kullandığı tüm veritabanlarının tam yedeği alınmalı ve yedeğin açılabildiği doğrulanmalıdır. Yedek alma yöntemi için ticari programda yedek alma yazımıza bakabilirsiniz.

2. Stok sayımı

Yıl sonu stok sayımı yapılmalı ve sayım farkları programa işlenmelidir. Devredilen stok miktarları, yeni dönemin açılış stoğu olacaktır. Barkodlu sayım için barkod terminali ile sayım.

3. Cari mutabakat

Müşteri ve tedarikçilerle bakiye mutabakatı yapılmalı, farklar düzeltilmelidir. Ayrıntılar için cari mutabakat.

4. Kasa ve banka

Kasa sayımı ve banka hesap bakiyeleri programdaki bakiyelerle karşılaştırılmalıdır. Kart ve çek-senet hareketleri kontrol edilmelidir.

5. Açık belgeler

Faturaya dönüşmemiş irsaliyeler, açık siparişler ve bekleyen e-belgeler kontrol edilmelidir. Bu belgelerin yeni döneme nasıl taşınacağı netleşmelidir.

6. Mali müşavirle uyum

Devir yöntemi ve zamanı mali müşavirle birlikte belirlenmelidir. Yeni yılın ilk günlerinde eski dönemde düzeltme gerekebileceği için devrin hangi tarihte yapılacağı planlanmalıdır.

7. Devir sonrası kontrol

Devirden sonra yeni dönemin açılış bakiyeleri, eski dönemin kapanış bakiyeleriyle karşılaştırılmalıdır: stok miktarları, cari bakiyeler, kasa ve banka. Fark varsa nedeni hemen araştırılmalıdır.

8. Kullanıcılar ve yetkiler

Yeni dönemde kullanıcıların doğru döneme girdiği ve yetkilerinin geçerli olduğu kontrol edilmelidir. Eski döneme yeni kayıt girilmesinin engellenmesi, karışıklığı önler.

9. Diğer yıl sonu işleri

Lisans yenilemeleri, e-belge ayarları ve yıl sonu BT kontrolleri için yıl sonu BT kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.

10. Arşiv

Eski dönem veritabanı, devirden sonra da okunabilir şekilde saklanmalıdır. Geçmiş yıllara ait belge ve raporlara denetimde veya müşteri itirazında ihtiyaç duyulabilir.

Sur Bilgisayar olarak Akınsoft ticari yazılımlarında yıl sonu devir, yedekleme ve yeni dönem ayarlarında destek veriyoruz. Ayrıntılar için Akınsoft sayfamıza bakabilirsiniz.