Çok fonksiyonlu yazıcıdan bilgisayardaki klasöre veya e-postaya tarama nasıl ayarlanır?

Ofiste belge taranacağında çoğu zaman şu yaşanır: yazıcıya USB bellek takılır, taranan dosya belleğe kaydedilir, bellek bilgisayara takılıp dosya taşınır. Oysa çok fonksiyonlu yazıcıların büyük kısmı taranan belgeyi doğrudan ağdaki bir klasöre veya e-posta adresine gönderebilir. Bir kez doğru ayarlandığında tarama tek tuşla tamamlanır.

Klasöre tarama nasıl çalışır?

Yazıcı, ağdaki bir bilgisayarın veya sunucunun paylaşılan klasörüne Windows dosya paylaşımı (SMB) üzerinden bağlanır ve taranan dosyayı oraya kaydeder. Bunun için yazıcıya klasörün ağ yolu, bağlanacağı kullanıcı adı ve şifre girilir.

Kurulum adımları

Önce tarama için bir klasör oluşturulur; bu klasör tercihen sürekli açık olan bir bilgisayarda veya sunucuda olmalıdır. Ardından yalnızca bu klasöre yazma yetkisi olan ayrı bir kullanıcı hesabı oluşturulur. Klasör ağda paylaşılır ve bu kullanıcıya izin verilir. Son olarak yazıcının yönetim arayüzünde veya adres defterinde hedef olarak klasörün ağ yolu ve kullanıcı bilgileri girilir. İzin yapısı için NTFS ve paylaşım izinleri yazımıza bakabilirsiniz.

Sık yaşanan sorunlar

• Güncellemeden sonra durdu: Windows, güvenlik nedeniyle eski SMB sürümünü ve misafir erişimini kısıtlar. Yazıcının yazılımı güncellenmeli ve güncel SMB sürümü seçilmelidir.
• Bilgisayarın IP'si değişti: Hedef klasör IP ile tanımlandıysa bağlantı kopar. Bilgisayara sabit IP verilmelidir; ayrıntılar için statik IP ve DHCP rezervasyonu.
• Şifre değişti: Taramada kullanılan hesabın şifresi değiştiğinde yazıcıda da güncellenmelidir.
• Bilgisayar kapalı: Klasörün bulunduğu bilgisayar kapalıysa tarama başarısız olur.

E-postaya tarama

Yazıcı, taranan belgeyi e-posta eki olarak da gönderebilir. Bunun için yazıcıya giden posta sunucusu ayarları girilir. E-posta sağlayıcılarının güvenlik kuralları nedeniyle eski kimlik doğrulama yöntemleri çalışmayabilir; uygulama şifresi veya sağlayıcının önerdiği yöntem gerekebilir. Ayrıntılar için e-posta gönderilemiyor yazımıza bakabilirsiniz. Büyük taramalarda ek boyutu sınırları da dikkate alınmalıdır.

Güvenlik

Tarama için kişisel Windows hesabı veya yönetici hesabı kullanılmamalıdır; yazıcıda kayıtlı bu bilgiler ele geçirilebilir. Taranan belgelerde kişisel veri bulunuyorsa tarama klasörüne yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi gerekir. Yazıcı güvenliği için ağ yazıcısı güvenliği yazımıza bakabilirsiniz.

Dosya adı ve biçim

Taramaların PDF olarak, mümkünse metin aranabilir biçimde kaydedilmesi ve dosya adına tarih eklenmesi, belgelerin sonradan bulunmasını kolaylaştırır.

Sur Bilgisayar olarak ofis yazıcılarında klasöre ve e-postaya tarama kurulumu, ağ ve yetki ayarlarını yapıyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.