e-Arşiv faturada güncel kurallar: kâğıt fatura dönemi bitiyor mu?

Birkaç yıl öncesine kadar küçük işletmelerin çoğu için fatura, matbaadan alınan bir koçan demekti. Bugün e-Arşiv fatura kuralları son birkaç yılda arka arkaya güncellendi ve kâğıt faturanın kullanım alanı belirgin şekilde daraldı. Bu yazıda e-Arşiv fatura güncel kurallarının mantığını ve kâğıt faturanın nereye gittiğini anlatıyoruz. Tutarlar ve tarihler sık değiştiği için bu yazı genel bilgilendirmedir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın ve GİB'in güncel duyurularını takip edin.

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (bireysel tüketiciler ve e-Fatura mükellefi olmayan firmalar) elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Fatura GİB'e raporlanır, alıcıya e-posta ile ya da kâğıt çıktı olarak verilir.

Kimler e-Arşiv düzenlemek zorunda?

• e-Fatura mükellefleri: e-Fatura'ya geçen her işletme, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılarına kâğıt yerine e-Arşiv fatura düzenler.
• e-Fatura mükellefi olmayanlar: Vergiler dahil belirli bir tutarı aşan faturaları e-Arşiv olarak düzenleme zorunluluğu getirildi; bu tutar son yıllarda kademeli olarak düşürüldü ve bazı mükellef grupları için genel kural haline geldi.
• İnternet satışı yapanlar: Uzaktan satışlarda tutardan bağımsız olarak e-Arşiv düzenlenmesi gerekir.

Son düzenlemelerle bilanço esasına göre defter tutanlar için e-Arşiv genel kural haline gelirken, basit usulde vergilendirilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için belirli bir tutarın altında kâğıt fatura kullanımına bir geçiş dönemi tanındı. Bu geçiş döneminin bitiş tarihi ve tutarı için güncel tebliğe bakın.

Perakende satış: fiş mi fatura mı?

Perakende satışlarda belirli bir tutara kadar yazar kasa (ÖKC) fişi fatura yerine geçer. Bu tutarın üzerindeki satışlarda alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. Tutar her yıl güncellenebildiği için kasada çalışan personelin güncel tutarı bilmesi önemlidir.

e-Arşiv'e nasıl başlanır?

İki yol var:

• GİB e-Arşiv portalı: Ücretsiz; tarayıcıdan fatura kesilir. Az sayıda fatura kesen esnaf için yeterli olabilir. Ama stok ve cari takibi ayrıca yapılır; aynı bilgi iki yere girilir.
• Ticari program + entegratör: Fatura programdan kesilir, stok ve cari otomatik güncellenir, fatura müşteriye e-postayla gider, raporlama otomatik yapılır. Günde birkaç faturadan fazlası için zaman ve hata açısından daha verimli.

Geçişte dikkat edilecekler

1. Müşteri kartlarında TC kimlik veya vergi numarası ve e-posta adresi eksiksiz olsun.
2. Kâğıt koçanların kullanımı bittiğinde ya da geçiş tarihinde kalan koçanlarla ilgili işlemleri mali müşavirinize sorun.
3. e-Arşiv faturaların iptal ve itiraz kurallarını öğrenin; kâğıt faturadaki gibi "yırtıp yenisini yazmak" yok.
4. Faturanın müşteriye nasıl iletileceğine karar verin: e-posta, SMS ile link, ya da kasada çıktı.

e-Fatura zorunluluğunu ayrı bir yazıda, programdaki ayarları e-Fatura ve e-Arşiv ayarları yazımızda anlattık. Tokat'ta e-Arşiv'e geçiş ve ticari program kurulumu için Akınsoft sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.