e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş: ticari programda yapılması gereken ayarlar

e-Fatura ve e-Arşiv'e geçiş kararı verildi, entegratörle sözleşme yapıldı. Asıl iş şimdi başlıyor: ticari programda yapılması gereken ayarlar eksik kalırsa ilk gün faturalar hata verir, yanlış senaryoyla gider ya da iptal etmeniz gereken belgeler oluşur. Bu yazıda geçişte programda nelere bakılacağını, cari kartların nasıl hazırlanacağını ve mali müşavirinizle neyi netleştirmeniz gerektiğini genel hatlarıyla anlatıyoruz. Menü adları programdan programa değişir; mantık aynıdır.

Önce mali müşavirle netleştirilecekler

Ticari programa dokunmadan önce şu konular mali müşavirle konuşulmalı. Bu sorular teknik değil, mali sorumluluk içerir ve programı ayarlayan kişi bunları kendi başına karara bağlamamalıdır:

• Geçişin zorunlu mu yoksa isteğe bağlı mı olduğu ve hangi tarihten itibaren elektronik fatura kesileceği
• Elinizdeki kâğıt faturaların akıbeti ve son kâğıt fatura numarası
• Hangi işlemlerde istisna, tevkifat veya özel matrah gibi farklı fatura tiplerinin kullanılacağı
• İrsaliyelerin de elektronik ortama (e-İrsaliye) taşınıp taşınmayacağı
• Kamu kurumlarına fatura kesiliyorsa bunun için gereken ek bilgiler

Zorunluluk eşikleri ve tarihleri zaman zaman değiştiği için bu konuda güncel bilgiyi mali müşavirinizden almanız en doğru yoldur.

Firma bilgileri ve entegratör bağlantısı

Programın firma tanımında yer alan bilgiler her faturanın başlığına basılır. Kontrol edilecek alanlar:

• Unvan, vergi dairesi ve vergi numarası (şahıs firmasında T.C. kimlik numarası) eksiksiz ve resmi kayıtlarla aynı olmalı.
• Açık adres, il, ilçe, posta kodu, telefon ve e-posta dolu olmalı.
• Ticaret sicil numarası ve MERSİS numarası gibi alanlar varsa doldurulmalı.

Ardından entegratör ayarları girilir: entegratörün verdiği kullanıcı adı ve şifre, test ve canlı ortam seçimi ve gönderici birim etiketi. İlk aşamada test ortamında birkaç deneme faturası göndermek, canlıya geçmeden hataları görmenizi sağlar.

Cari kartların temizliği: en çok zaman alan iş

e-Fatura sisteminde alıcıyı vergi numarası belirler. Program, faturayı keserken cari kartındaki vergi numarasını sorgular: alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv oluşturur. Bu yüzden cari kartlar hatalıysa her şey hatalı gider.

• Vergi numarası ve TCKN: Firmalarda 10 haneli vergi numarası, şahıslarda 11 haneli T.C. kimlik numarası doğru alana girilmeli. Boşluk, tire veya eksik hane olmamalı.
• Vergi dairesi: Doğru ve güncel olmalı.
• Adres ve il/ilçe: Boş adresli cari kartlar gönderimde hata verir.
• e-Posta: e-Arşiv faturanın müşteriye iletilmesi için gereklidir.
• Mükerrer kartlar: Aynı firmaya ait birden fazla kart varsa birleştirin; aksi halde bakiye ve fatura takibi karışır.

Çoğu ticari programda cari kartları toplu olarak e-Fatura kullanıcı listesine göre sorgulayan bir araç bulunur. Geçiş öncesi bu sorguyu çalıştırıp hangi carilerin e-Fatura kullanıcısı olduğunu kartlara işlemek, ilk günlerdeki hataların çoğunu önler.

Fatura seri ve numaraları

Elektronik faturalarda belge numarası 16 karakterden oluşur: 3 karakterlik seri, 4 haneli yıl ve 9 haneli sıra numarası (ör. ABC2026000000001). Programda yapılacaklar:

• e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı seriler tanımlayın; böylece hangi belgenin hangi türden olduğu numarasından anlaşılır.
• Sıra numarasının her yıl başında 1'den başlayacak şekilde ayarlandığını kontrol edin.
• Numaralar boşluksuz ve sıralı gitmelidir. Elle numara verilmesine izin veren ayarları kapatın.
• Birden fazla şube veya kullanıcı fatura kesiyorsa seri dağılımını mali müşavirle birlikte belirleyin.

Stok kartları, birimler ve vergi ayarları

Faturadaki her satır bir stok kartından gelir ve elektronik faturada birimlerin standart kodlarla gönderilmesi gerekir. Programda "adet", "kg", "metre" gibi birimlerin e-Fatura birim kodlarıyla eşleştirildiğini kontrol edin; örneğin adet için C62, kilogram için KGM kullanılır. Eşleştirilmemiş bir birim, faturanın gönderimde reddedilmesine yol açabilir.

• KDV oranlarının stok kartlarında doğru tanımlı olduğunu kontrol edin.
• İstisna veya tevkifat uygulanan ürün ve hizmetlerde gerekli kod ve açıklamaların programda tanımlı olması gerekir; hangi kodun kullanılacağını mali müşavirinize sorun.
• Ürün adları faturada aynen görünür; kısaltmalarla dolu stok adlarını geçişten önce düzeltmek, müşterinizin gördüğü faturayı da düzgünleştirir.

Senaryo, iade ve iptal: ilk haftanın sık soruları

• Senaryo seçimi: e-Faturada temel ve ticari fatura senaryoları vardır. Ticari faturada alıcı faturayı kabul veya red edebilir. Hangi senaryonun varsayılan olacağını mali müşavirle belirleyin.
• İade: Alıcıdan gelen iadeler için programda iade faturası tipi ve iade edilen faturanın bilgileri girilmelidir.
• İptal: Gönderilmiş bir e-Faturayı programdan silmek iptal anlamına gelmez. İptal ve itiraz süreçleri kurallara bağlıdır; ne yapılacağını mali müşavirinize danışmadan kayıt silmeyin.
• Kamu faturaları: Kamu kurumlarına kesilen faturalarda ek alanlar gerekir. Hata alırsanız kamu faturası hata yazımızdaki alanları kontrol edin.

Kullanıcı yetkileri ve ilk hafta

Elektronik faturada gönderilen belge geri çekilemez. Bu yüzden faturayı kimin keseceği ve kimin gönderme onayı vereceği programda yetkilerle ayrılmalıdır. Her kullanıcıya fatura kesme yetkisi vermek yerine, faturayı hazırlayanla gönderen kişinin farklı olabildiği bir düzen kurmak ilk haftalardaki hataları azaltır.

Geçişin ilk günlerinde kesilen her faturayı entegratör portalında da kontrol edin: alıcıya ulaştı mı, ticari faturada kabul veya red yanıtı geldi mi, e-Arşiv faturanın e-postası gitti mi. Faturayı kesen personele kısa bir eğitim verilmesi ve sık yapılan hataların bir sayfalık not olarak masada durması da işe yarar.

Geçişte destek

e-Fatura ve e-Arşiv geçişinin mali tarafı mali müşavirinizin, program tarafı ise ticari yazılımı kuran ve destekleyen firmanın işidir; ikisinin aynı masada konuşması işi hızlandırır. Akınsoft ürünlerinde kurulum, e-Fatura ve e-Arşiv ayarları ile kullanıcı eğitimi için Akınsoft sayfamıza göz atabilirsiniz. Henüz program seçme aşamasındaysanız ticari program seçimi yazımız da işinize yarar. Geçiş günü takıldığınız bir nokta olursa destek sayfamızdan ya da telefonla bize ulaşabilirsiniz.