Ofiste zaman kazandıran Excel özellikleri: tablo, filtre, arama işlevleri ve özet tablo

Excel, ofislerde en çok kullanılan programlardan biridir; ancak çoğu kullanıcı yalnızca temel özelliklerini kullanır. Satırlar elle sıralanır, toplamlar hesap makinesiyle kontrol edilir, aynı bilgi iki liste arasında gözle aranır. Birkaç temel özelliği öğrenmek, Excel'de saatler süren işleri dakikalara indirebilir.

Tablo olarak biçimlendir

Veri listesini "Tablo olarak biçimlendir" ile tabloya dönüştürmek, başlıklara otomatik filtre ekler, yeni satırlar eklendikçe aralığı kendiliğinden genişletir ve formüllerin otomatik kopyalanmasını sağlar. Özet tablolar ve grafikler de tabloya dayandığında yeni veriler eklendiğinde güncellenir.

Filtre ve sıralama

Binlerce satırlık bir listede belirli bir müşteriyi, tarihi veya tutarı bulmak için filtre kullanılır. Birden fazla sütunda aynı anda filtre uygulanabilir. Sıralama yaparken tüm sütunların birlikte sıralandığından emin olunmalıdır; yalnızca bir sütunu sıralamak verilerin birbirine karışmasına yol açar.

Başka listeden bilgi getirmek

DÜŞEYARA ve güncel sürümlerdeki ÇAPRAZARA işlevleri, bir listedeki kod veya isme göre başka bir listeden bilgi getirir. Örneğin stok kodu üzerinden ürün fiyatını fiyat listesinden almak. ÇAPRAZARA, sütun sırası değiştiğinde bozulmadığı ve sola doğru arama yapabildiği için daha esnektir.

Özet tablo

Özet tablo, büyük bir veri listesini saniyeler içinde gruplayıp toplar: müşteri bazında satış toplamı, aylara göre gider dağılımı, bölge ve ürüne göre adetler. Formül yazmadan sürükle bırak yöntemiyle hazırlanır ve en çok zaman kazandıran özelliklerden biridir.

Hatalı veri girişini önlemek

Veri doğrulama ile bir hücreye yalnızca belirli değerlerin (açılır liste, tarih aralığı, sayı) girilmesi sağlanabilir. Bu, aynı firmanın farklı yazılması gibi hataları önler ve sonraki analizleri kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

• Birleştirilmiş hücreler kullanmak; sıralama ve filtreyi bozar.
• Bir hücreye birden fazla bilgi yazmak (ad ve telefon gibi).
• Toplamları formül yerine elle yazmak.
• Tek bir dosyanın birden fazla kopyasıyla çalışmak.

Excel'in sınırları

Excel analiz için güçlüdür; ancak çok kişinin aynı anda kullandığı stok, cari ve iş takip süreçleri için uygun değildir. Bu konuda stok ve cari takibinde Excel riskleri ve Excel'den web tabanlı iş akışına geçiş yazılarımıza bakabilirsiniz. Bozulan dosyalar için Excel dosyası açılmıyor yazımızı okuyabilirsiniz.

Sur Bilgisayar olarak ofis programlarının kurulumu, kullanımı ve sorunlarında destek veriyoruz. Ayrıntılar için teknik destek hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.