Excel tablolarından web tabanlı iş akışına geçiş: ne zaman gerekir, nasıl yapılır?

Satın alma talepleri bir Excel dosyasında, servis kayıtları başka bir dosyada, izin talepleri e-postayla dolaşıyor. Dosyanın en güncel hâlinin hangisi olduğu belirsiz, biri satırları silmiş, formüller bozulmuş. Excel güçlü bir araçtır; ancak birden fazla kişinin aynı süreci yürüttüğü iş akışları için tasarlanmamıştır.

Excel'in sınırlarına ulaştığınızı gösteren işaretler

• Aynı dosyanın birden fazla kopyası dolaşıyor.
• Kimin neyi ne zaman değiştirdiği bilinmiyor.
• Onaylar e-postalarda veya sözlü olarak veriliyor.
• Dosyaya erişen herkes tüm bilgileri görebiliyor.
• Rapor hazırlamak saatler sürüyor.
• Dosyayı hazırlayan kişi işten ayrıldığında kimse yapıyı anlamıyor.

Web tabanlı iş akışı ne sağlar?

Web tabanlı bir uygulamada veriler merkezi bir veritabanında tutulur ve kullanıcılar tarayıcı veya telefon üzerinden erişir. Her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kayıtları görür ve işlem yapar. Talepler tanımlı onay adımlarından geçer, her değişiklik kimin yaptığıyla birlikte kaydedilir ve raporlar anlık olarak alınır.

Hangi süreçlerle başlanmalı?

Tüm süreçleri aynı anda dijitalleştirmeye çalışmak yerine, en çok sorun çıkaran ve en çok kişinin dahil olduğu süreçle başlamak doğru olur. Satın alma talepleri, servis kayıtları, izin talepleri ve müşteri şikâyetleri sık seçilen başlangıç noktalarıdır. Kapsam belirleme için yazılım projesinde kapsam yazımıza bakabilirsiniz.

Mevcut verilerin taşınması

Excel dosyalarındaki geçmiş kayıtlar yeni sisteme aktarılabilir. Ancak dosyalardaki tutarsızlıklar (farklı yazılmış isimler, boş hücreler, birleştirilmiş hücreler) aktarım öncesi temizlenmelidir. Bu konuyu veri taşıma yazımızda anlattık.

Excel tamamen gitmez

Yeni sistemden alınan veriler analiz için yine Excel'e aktarılabilir. Değişen şey, verinin girildiği ve onaylandığı yerin tek ve güvenilir bir sistem olmasıdır. Stok ve cari takibi özelinde Excel'in riskleri için stok ve cari takibinde Excel yazımıza bakabilirsiniz.

Kullanıcıları sürece katın

Yeni sistemin benimsenmesi, kullanıcıların onu Excel'den daha kolay bulmasına bağlıdır. Ekranların günlük işi kolaylaştıracak şekilde tasarlanması ve kullanıcıların erken aşamada denemeye katılması, geçişin başarısını belirler.

Sur Bilgisayar olarak işletmelere özel web tabanlı iş akışı ve takip uygulamaları geliştiriyoruz. Ayrıntılar için web yazılım hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.