Yazıcı ve fotokopi baskı yönetimi: kota, kartla çıktı alma ve maliyet takibi

Okullarda, kamu kurumlarında ve ofislerde yazıcı ve fotokopi giderleri; toner, kâğıt, bakım ve cihaz maliyetleriyle birlikte fark edilmeden büyür. Bunun yanında yazıcıda unutulan belgeler, özellikle kişisel veri içeren çıktılar gizlilik riski oluşturur. Baskı yönetimi her iki sorunu birlikte ele alır.

Kim, ne kadar basıyor?

Kullanıcı ve birim bazında baskı takibi, giderlerin nereden kaynaklandığını gösterir. Bu bilgi olmadan yapılan tasarruf çağrıları genellikle etkisiz kalır.

Varsayılan ayarlar

Tüm bilgisayarlarda varsayılan baskının çift yönlü ve siyah-beyaz olması, tek başına önemli tasarruf sağlar. Renkli baskı yetkisi ihtiyacı olan kullanıcılara verilebilir.

Kartla veya PIN ile çıktı

Güvenli baskıda belge, kullanıcı yazıcının başında kartını okutana veya PIN girene kadar basılmaz. Unutulan çıktılar ve yanlış kişinin eline geçen belgeler önlenir; basılmayan belgeler belirli süre sonra silinir.

Kota

Kullanıcı veya birim bazında aylık kota uygulanabilir. Makul kotalar ve istisna süreci ile uygulandığında gereksiz baskı azalır.

Yazıcı sayısını azaltmak

Her masada ayrı yazıcı yerine kat veya birim bazında paylaşılan çok fonksiyonlu cihazlar, sarf malzemesi çeşitliliğini ve bakım maliyetini azaltır. Cihaz seçimi için yazıcı seçimi, kiralama için fotokopi kiralama mı satın alma mı.

Tarama ile dijital

Basmak yerine taramak ve dijital arşivlemek, kâğıt tüketimini azaltır; ayrıntılar için klasöre ve e-postaya tarama.

Sarf malzemesi

Toner ve kâğıt tüketimi düzenli izlenmeli, muadil sarf malzemesi seçiminde kalite ve cihaz uyumu dikkate alınmalıdır; ayrıntılar için toner ve mürekkep tasarrufu.

Yazıcı güvenliği

Ağ yazıcılarının yönetim arayüzü şifreli olmalı ve yazılımı güncel tutulmalıdır; ayrıntılar için ağ yazıcısı güvenliği.

Raporlama

Aylık baskı raporları, birimlerin kendi tüketimlerini görmesini ve bütçe planlamasını sağlar.

Okullarda

Okullarda sınav ve ders materyali baskısı dönemsel olarak yoğunlaşır. Bu dönemler için planlama ve yeterli sarf malzemesi stoku önemlidir.

Sur Bilgisayar olarak Tokat'ta yazıcı ağ kurulumu, baskı yönetimi ve tarama çözümleri konusunda hizmet veriyoruz. Ayrıntılar için kurumsal network sistemleri sayfamıza bakabilirsiniz.