Dosya sunucusundan SharePoint ve OneDrive'a geçiş: ne zaman mantıklı, nasıl planlanır?

Birçok işletmede ortak dosyalar, ofisteki bir dosya sunucusunda veya NAS'ta tutulur. Microsoft 365 kullanan işletmeler için bu dosyaların SharePoint ve OneDrive'a taşınması; uzaktan erişimi, ortak düzenlemeyi ve sürüm geçmişini kolaylaştırır. Ancak her dosya türü ve her işletme için uygun değildir.

Ne zaman mantıklı?

Çalışanlar sık sık ofis dışından çalışıyorsa, birden fazla kişi aynı belgeler üzerinde çalışıyorsa ve dosyalar çoğunlukla Office belgelerinden oluşuyorsa geçiş anlamlıdır.

Uygun olmayan dosyalar

Ticari program veritabanları, PST dosyaları, büyük çizim ve video projeleri ile programların kendi klasörleri SharePoint'e uygun değildir. Bu dosyalar için yerel sunucu veya farklı bir çözüm sürdürülmelidir.

Envanter

Geçişten önce klasörlerin boyutu, dosya sayısı, dosya türleri ve son kullanım tarihleri çıkarılmalıdır. Yıllardır açılmayan dosyalar arşivlenerek taşıma yükü azaltılabilir.

Yapı

Dosya sunucusundaki klasörler doğrudan kopyalanmak yerine birim veya proje bazlı site ve kitaplıklara göre planlanmalıdır. Çok derin klasör yapıları ve uzun dosya yolları sorun çıkarabilir.

İzinler

Yıllar içinde karmaşıklaşan klasör izinleri, geçişte grup bazlı sade bir yapıya dönüştürülmelidir; mevcut izin mantığı için NTFS ve paylaşım izinleri.

İnternet hızı

İlk taşıma ve günlük eşitleme internet bağlantısını kullanır. Yükleme hızı düşük bağlantılarda büyük klasörlerin taşınması günler sürebilir.

Eşitleme

Kullanıcıların bilgisayarlarında hangi kitaplıkların eşitleneceği planlanmalıdır. Her şeyi eşitlemek disk ve ağ yükü yaratır; sorunlar için OneDrive eşitleme sorunları.

Pilot

Önce bir birimle deneme yapılması, sorunları tüm işletmeye yayılmadan yakalar.

Taşıma

Taşıma mesai dışında ve aşamalı yapılmalı, taşınan klasörler eski sunucuda salt okunur hâle getirilmelidir. Böylece iki yerde değişiklik yapılması önlenir.

Yedek

SharePoint'teki dosyalar silinmeye, yanlış değişikliğe ve fidye yazılımına karşı ayrıca yedeklenmelidir; ayrıntılar için Microsoft 365 verileri yedeklenmeli mi.

Eğitim

Kullanıcılara dosya paylaşımı, sürüm geçmişi ve ortak düzenleme konusunda kısa bir eğitim verilmelidir.

Sur Bilgisayar olarak Tokat'ta dosya sunucusu, Microsoft 365 ve SharePoint geçiş projelerinde hizmet veriyoruz. Ayrıntılar için sunucu kurulum ve bakım hizmetleri sayfamıza bakabilirsiniz.