Personel devam kontrol sistemi (PDKS) neden kurulur, nasıl kurulur?

Çalışanların giriş-çıkış saatlerini kâğıt imza föyünde ya da Excel tablosunda tutan işletmelerde ay sonu puantaj hep tartışmayla biter. Personel devam kontrol sistemi (PDKS), giriş ve çıkışları cihaz üzerinden kaydedip puantaja hazır rapora dönüştürür. Bu yazıda PDKS'nin neden kurulduğunu, kart, parmak izi ve yüz tanıma arasındaki farkları, KVKK açısından dikkat edilmesi gerekenleri ve kurulum adımlarını anlatıyoruz.

PDKS ne işe yarar?

PDKS'nin temel işi basittir: kim, hangi kapıdan, saat kaçta girdi ve çıktı? Bu bilgi düzgün tutulduğunda üç sorun birden çözülür.

• Puantaj tartışması biter. Geç gelme, erken çıkma ve fazla mesai kayıtları cihazdan gelir; kimsenin hafızasına ya da imza föyüne dayanmaz.
• Ay sonu iş yükü azalır. İnsan kaynakları ya da muhasebe sorumlusu föyleri tek tek toplayıp tabloya işlemek yerine hazır raporu alır.
• Kapı yetkisi tek yerden yönetilir. Arşiv, sunucu odası ya da depo gibi alanlara yalnızca yetkili personelin girmesi sağlanabilir.

Birden fazla binası, şubesi ya da vardiyalı çalışması olan kurumlarda bu fark daha da belirgindir. Her girişte ayrı bir föy tutmak yerine tüm kayıtlar tek veritabanında toplanır.

Kart, parmak izi, yüz tanıma: hangisi?

PDKS cihazları kimliği üç temel yolla doğrular. Her birinin kendine göre artısı ve eksisi vardır.

Kartlı sistemler

Proximity (RFID) kart ya da anahtarlık en yaygın yöntemdir. Hızlıdır, bakım istemez, kişisel veri açısından en az müdahaleci seçenektir. Zayıf yanı, kartın başkasına verilebilmesidir. Kart aynı zamanda yemekhane, otopark ya da personel kimlik kartı olarak da kullanılabilir; bu da ayrı ayrı kart taşıma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Parmak izi

Kart unutma ve başkasına okutma sorununu çözer. Ancak tozlu, yağlı ya da el emeğinin yoğun olduğu işlerde parmak izinin okunması zorlaşabilir. Biyometrik veri olduğu için KVKK tarafında ek yükümlülük getirir.

Yüz tanıma

Temassız çalışır, eldiven giyilen ortamlarda pratiktir. Işık koşullarına ve cihazın montaj yüksekliğine dikkat etmek gerekir. Parmak izi gibi o da biyometrik veridir.

KVKK açısından biyometrik veri

Parmak izi ve yüz verisi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. Bu tür veriler sıradan kişisel verilerden daha sıkı şartlara bağlıdır. PDKS'de biyometrik yöntem kullanmayı düşünüyorsanız şunları baştan planlayın:

• Aydınlatma: Çalışana hangi verinin, hangi amaçla, ne kadar süre işleneceğini yazılı olarak bildirin.
• Açık rıza: Biyometrik veri için çalışanın özgür iradesiyle verdiği açık rızayı alın. Rızanın gerçekten özgür olabilmesi için reddetmenin bir yaptırımı olmamalıdır.
• Alternatif yöntem: Rıza vermeyen çalışanlar için kart gibi biyometrik olmayan bir yöntem sunun. Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarında, daha az müdahaleci bir yöntem varken çalışanların biyometrik sisteme zorlanması ölçülü bulunmamıştır.
• Güvenlik ve saklama: Biyometrik şablonlara erişimi sınırlayın, işten ayrılan personelin verisini silin, saklama süresini belirleyin.

Pratik bir yol: sistemi kartla kurun, isteyen ve rıza veren çalışanlar için parmak izini ek seçenek olarak açın. Böylece hem esneklik kazanırsınız hem de rıza vermeyen kimse dışarıda kalmaz.

Puantaj ve bordroya aktarım

PDKS'nin değeri, ham giriş-çıkış kayıtlarının puantaja dönüştüğü yerde ortaya çıkar. Ham kayıt "08:52 giriş, 17:41 çıkış" der; puantaj ise o günün normal çalışma, geç gelme, fazla mesai ya da izin olarak nasıl sayılacağını söyler. Bunun için yazılımda şunlar tanımlanmalıdır:

• Vardiya ve mesai saatleri, öğle arası,
• Geç gelme ve erken çıkma için tolerans,
• Resmî tatiller, yıllık izin ve raporlu günler,
• Personel grupları (idari, saha, vardiyalı gibi).

Kayıtlar kişi ya da kapı bazında raporlanıp Excel'e aktarılabildiğinde bordro programına almak kolaylaşır. Doğrudan entegrasyon kullandığınız bordro yazılımına göre ayrıca planlanır. Ay sonunda puantajı bir kez kontrol edip onaylamak, her ay sıfırdan tablo hazırlamaktan çok daha az zaman alır.

Kurulum adımları

Bir PDKS projesi cihazı duvara takmaktan ibaret değildir. Sağlıklı bir kurulum şu sırayla ilerler:

Kurulumda en sık atlanan konu ağ bağlantısıdır. Cihazların sabit IP almasını, PDKS yazılımının çalıştığı bilgisayar ya da sunucuyla aynı ağda ya da güvenli bir bağlantı üzerinden haberleşmesini sağlayın. Şubeli yapılarda cihazlar merkeze VPN üzerinden bağlanabilir.

Kurulumdan sonra sık karşılaşılan sorunlar

PDKS çalışmaya başladıktan sonra çıkan sorunların çoğu donanımdan değil, tanımlardan kaynaklanır. İlk aylarda şunlara dikkat edin:

• Eksik okutma: Personel girişte okutup çıkışta unutursa gün yarım görünür. Yazılımda eksik kayıtları listeleyen bir rapor alıp haftalık kontrol etmek ay sonu sürprizini önler.
• Gece vardiyası: Gece yarısını geçen vardiyalarda giriş bir güne, çıkış ertesi güne düşer. Vardiya tanımı buna göre yapılmazsa çalışma süresi yanlış hesaplanır.
• Cihaz saati: Cihazların saati yazılımla ya da bir zaman sunucusuyla eşitlenmelidir. Birkaç dakikalık fark bile geç gelme raporlarını tartışmalı hale getirir.
• İşten ayrılanlar: Ayrılan personelin kartı ve yetkisi aynı gün kapatılmalı, biyometrik verisi silinmelidir.

Bizim PDKS yazılımımız nasıl çalışır?

Tamamı kendi geliştirmemiz olan Personel Devam Kontrol Sistemi'nde kapı ve cihazlar tanımlanır, personel gruplara ayrılır ve hangi personelin hangi cihazı kullanabileceği yetkilendirilir. Yetki dahilinde kapılar yazılım üzerinden tetiklenebilir. Arka planda çalışan Dinleyici yazılımı cihazlardan gelen geçiş kayıtlarını anlık olarak veritabanına yazar; kişi ve kapı bazında raporlar alınıp Excel'e aktarılabilir.

Aynı kart altyapısı yemekhanede de kullanılacaksa Kamu Yemekhane Yazılımı ile birlikte planlamak, personelin tek kartla hem kapıdan geçmesini hem yemek almasını sağlar.

Kurumunuzda kaç kapı, kaç personel ve hangi doğrulama yöntemi olacağını netleştirdiğinizde kurulumu planlamak kolaylaşır. Demo videosu ve kapsam için PDKS sayfamıza bakabilir, keşif için 0 356 214 70 65'ten bize ulaşabilirsiniz.